Due elementi distinti determinano cosa puoi vedere e fare nel CRM: il tuo piano e il tuo ruolo. Il piano è l’abbonamento dell’intero ristorante: stabilisce quali funzionalità esistono. Il ruolo, invece, è personale: stabilisce quali di quelle funzionalità puoi effettivamente utilizzare. Una sezione del CRM compare solo quando il tuo piano la include e il tuo ruolo la consente. Una volta capito quale dei due entra in gioco, i menu mancanti e i pulsanti disattivati smettono di essere un mistero.
Tieni distinti questi due concetti e tutto il resto ne consegue.
Il tuo piano (tutto il ristorante)
L’abbonamento attivo per il tuo ristorante. Sblocca intere funzionalità — prenotazioni, editor del menu, analytics, fedeltà e così via — per tutte le persone del ristorante contemporaneamente. Il ruolo di nessuno può sbloccare una funzionalità non inclusa nel piano. Puoi vedere e modificare il tuo piano in Impostazioni.
Il tuo ruolo (solo tu)
L’insieme dei permessi associati al tuo account. Due persone con lo stesso piano possono vedere cose diverse perché hanno ruoli diversi. Un titolare vede e fa tutto; un dipendente vede solo le parti relative al suo lavoro. È il titolare a definirlo quando ti aggiunge al team.
Pensa al piano come all’interruttore della luce di una stanza e al tuo ruolo come alla chiave della sua porta. Se la stanza non ha interruttore (il piano non include la funzionalità), la luce non si accende per nessuno. Se la stanza ha l’interruttore ma tu non hai la chiave (al tuo ruolo manca il permesso), la luce è accesa, ma non puoi entrare.
Il tuo piano è lo stesso per tutti nel ristorante. È ciò che determina, in primo luogo, quali sezioni esistono nella barra laterale. Le sezioni che dipendono dal piano includono:
Dashboard e Prenotazioni — la mappa della sala in tempo reale, le prenotazioni, la lista d’attesa e l’agenda.
Menu — l’editor del menu per le tue categorie e i tuoi piatti.
Pagina di prenotazione — la pagina pubblica che gli ospiti usano per prenotare.
Clienti — la rubrica degli ospiti creata a partire dalle tue prenotazioni.
Programma fedeltà — premi per i tuoi clienti abituali.
Analytics — report sull’andamento.
Team — invitare i membri e, sui piani con la pianificazione del personale, pianificare i turni.
Dispositivi connessi e Attività — l’associazione dei dispositivi e il registro delle modifiche.
Se una funzionalità non fa parte del tuo piano, la sezione non compare nella barra laterale oppure apre una schermata bloccata intitolata Funzionalità non disponibile con il messaggio “Questa funzionalità non è inclusa nel tuo piano attuale. Passa a un piano superiore per sbloccare questa funzione.” Solo chi gestisce la fatturazione può cambiare il piano — per tutti gli altri la schermata riporta “Contatta il tuo amministratore per aggiornare il piano.”
Se il piano decide cosa esiste, il tuo ruolo decide cosa puoi farne. Un ruolo è semplicemente un insieme di permessi con un nome, e un permesso è una singola azione specifica — come visualizzare le prenotazioni, modificare la mappa della sala o invitare un membro del team. Quando il tuo ruolo non include il permesso per una schermata, quella schermata mostra il messaggio Accesso negato: “Non disponi dei permessi necessari per accedere a questa sezione. Contatta l’amministratore della tua organizzazione per richiedere l’accesso.”
Eighty-Six offre tre ruoli da assegnare alle persone, oltre al titolare. Sono predefiniti: scegli un intero ruolo per ciascuna persona, invece di selezionare i singoli permessi.
Titolare
Accesso completo a tutto ciò che il piano include — impostazioni, fatturazione, team, pagina di prenotazione e ogni strumento di uso quotidiano. L’account che ha creato per primo il ristorante è il titolare. C’è un solo titolare e il suo ruolo non può essere modificato dall’elenco del team.
Manager
Accesso operativo e quotidiano. Un manager può aprire ogni area e modificarne la maggior parte, registrare e annullare prenotazioni, modificare e pubblicare la pagina di prenotazione e vedere il team — ma non può invitare nuove persone, cambiare ruoli o eliminare i dati principali.
Dipendente
Accesso mirato al lavoro in sala. Un dipendente può visualizzare la mappa della sala, i tavoli, i periodi di servizio, le fasce orarie, il menu e i clienti, e può creare, aggiornare e annullare prenotazioni e gestire la lista d’attesa. Non vede le Impostazioni, la fatturazione, l’elenco del team o l’editor della pagina di prenotazione.
Quando inviti qualcuno o ne cambi il ruolo, il selettore dei ruoli mostra ogni opzione con una breve descrizione dell’accesso che concede, così puoi scegliere il livello giusto senza dover memorizzare nulla.
I permessi sono raggruppati in base alla parte del CRM che riguardano. Ogni area prevede in genere azioni separate per visualizzare, creare, modificare ed eliminare, così un ruolo può, ad esempio, consentire a qualcuno di leggere le prenotazioni senza permettergli di annullarne alcuna. A grandi linee, le aree sono:
Dettagli del ristorante — il profilo principale e le impostazioni del ristorante.
Mappe della sala e Tavoli — la disposizione delle tue sale e i tavoli al loro interno.
Periodi di servizio e Fasce orarie — la programmazione delle finestre di servizio e degli orari di inizio prenotabili.
Prenotazioni — le prenotazioni, con le azioni di visualizzazione, creazione, modifica e annullamento.
Lista d’attesa — la coda per le fasce orarie al completo.
Menu — i tuoi menu, le categorie e i piatti.
Clienti — la rubrica degli ospiti.
Fedeltà — il tuo programma fedeltà.
Ordini — gli ordini associati alle prenotazioni.
Pagina di prenotazione — la tua pagina pubblica, con le azioni di visualizzazione, modifica e pubblicazione.
Membri del team — visualizzare le persone, invitarle, cambiarne il ruolo e rimuoverle.
Organizzazione — i dettagli a livello di organizzazione.
Rosa gestisce l’accoglienza e deve occuparsi delle prenotazioni, ma non deve mai toccare i prezzi, la pagina di prenotazione o il team.
Assicurati che il tuo piano includa le prenotazioni — altrimenti gli strumenti di prenotazione non esistono per nessuno.
Invita Rosa con il ruolo Dipendente.
Rosa accede e vede Dashboard, Prenotazioni, il Menu (sola visualizzazione) e Clienti. Può far accomodare gli ospiti, registrare e annullare prenotazioni e gestire la lista d’attesa.
Impostazioni, Pagina di prenotazione e Team non compaiono per lei. Se apre un link diretto a una di queste, vede Accesso negato.
Il risultato: Rosa svolge tutto il suo lavoro senza alcun rischio di modificare impostazioni che non dovrebbe toccare.
Sam gestisce il locale nel quotidiano e deve occuparsi di quasi tutto, tranne la fatturazione e le assunzioni.
Invita Sam con il ruolo Manager.
Sam può aprire ogni area, aggiornare la mappa della sala e il menu, registrare e annullare prenotazioni e modificare e pubblicare la Pagina di prenotazione.
Sam può aprire Team e vedere chi ne fa parte — ma il pulsante Aggiungi membro e i controlli per il ruolo e la rimozione non sono disponibili, perché invitare e modificare le persone è riservato al titolare.
Se il tuo piano non include una funzionalità (ad esempio le analytics), Sam continua a non vederla — il vincolo del piano vale per ogni ruolo, manager compresi.
Se la tua organizzazione ha più di un ristorante, il tuo ruolo è impostato per ogni ristorante. Potresti essere il titolare del tuo primo locale e solo manager di un secondo che appartiene a un collega. Usa il selettore in alto nella barra laterale per passare dall’uno all’altro; la barra laterale e i pulsanti cambiano per adattarsi al tuo ruolo e al tuo piano nel ristorante selezionato.
Aggiungi le persone, imposti il loro ruolo e le rimuovi dalla sezione Team. Il titolare può fare tutto questo; un manager può visualizzare il team ma non modificarlo.
Ogni membro del team mostra uno stato (attivo, in attesa o sospeso) e il suo ruolo attuale.
Apri Team nella barra laterale e fai clic su Aggiungi membro.
Compila Nome, Cognome e Indirizzo email.
Scegli un Ruolo dal menu a discesa — ogni opzione mostra una breve nota sull’accesso che concede.
Decidi come otterrà l’accesso:
Seleziona Invita via email per inviargli un link di invito con cui impostare la propria password.
Lascialo deselezionato per far generare una password temporanea. Ti viene mostrata una sola volta, a schermo, così puoi copiarla e condividerla in modo sicuro — chiedigli di cambiarla dopo il primo accesso.
Fai clic su Aggiungi membro.
Aggiungere un membro: nome, email, un ruolo e come riceve le proprie credenziali di accesso.
Cambiare un ruolo, reimpostare una password o rimuovere qualcuno
Se una parte del CRM che ti aspettavi non c’è, individua quale dei due vincoli è chiuso:
Vedi una schermata bloccata Funzionalità non disponibile, oppure la sezione è del tutto assente dalla barra laterale, per tutti nel ristorante → è il piano. Chi gestisce la fatturazione deve passare a un piano superiore in Impostazioni, poi Fatturazione.
Vedi una schermata Accesso negato ma un collega con lo stesso piano riesce ad aprirla → è il tuo ruolo. Chiedi al titolare di concedere il permesso al tuo ruolo, oppure di spostarti su un ruolo che lo possiede.
Nel dubbio, chiedi al titolare — possiede ogni permesso e può confermare in un attimo sia il tuo piano sia il tuo ruolo.
