Turni e pianificazione

Turni e pianificazione trasforma il tuo team in un turnario settimanale operativo. Crei le posizioni in cui lavorano le persone (Cameriere, Chef, Host), disponi i turni su una griglia settimanale, pubblichi la settimana per inviare a tutti la propria pianificazione via email e poi monitori chi ha effettivamente timbrato rispetto a quanto avevi previsto, costo del lavoro incluso. Il tuo personale ha una propria vista I miei turni per vedere i turni imminenti, timbrare entrata e uscita, impostare la propria disponibilità e richiedere ferie.

Prima di iniziare

Turni e pianificazione si trova sotto Team nella barra laterale. I manager arrivano sulla griglia settimanale Pianificazione; tutti gli altri arrivano sulla propria vista personale I miei turni.

Disponibile nei piani che includono Turni e pianificazione. Per visualizzare la pianificazione è necessario il permesso Visualizza pianificazione. Creare, modificare e pubblicare il turnario (la griglia settimanale del manager), modificare i fogli ore, approvare le ferie e gestire posizioni, obiettivi di copertura e tariffe di paga sono permessi distinti che concedi al personale di fiducia. Il titolare del ristorante ha ogni permesso per impostazione predefinita; un dipendente con il solo permesso Visualizza pianificazione vede la vista personale I miei turni.

Come si incastrano i pezzi

Prima di iniziare a cliccare, è utile conoscere i cinque elementi costitutivi e come si collegano tra loro.

Posizioni

I ruoli in cui pianifichi le persone, come Cameriere, Chef o Host. Ognuna ha un colore e una tariffa oraria predefinita opzionale. Un turno appartiene sempre a una posizione.

Turni

Un singolo slot di lavoro: una posizione, una data, un’ora di inizio e di fine, una pausa opzionale e un dipendente assegnato oppure “aperto” (non assegnato). I turni restano in bozza finché non li pubblichi.

Obiettivi di copertura

Quante persone per ciascuna posizione vuoi in sala per ogni periodo di servizio (ad esempio, tre camerieri per la Cena). La griglia segnala poi i giorni in cui la copertura è insufficiente.

Ferie e disponibilità

I dipendenti ti indicano i giorni e le ore in cui possono (o non possono) lavorare e richiedono interi giorni di ferie. Tu approvi o rifiuti le richieste.

Fogli ore

Una volta pubblicati i turni, il personale timbra entrata e uscita. Il foglio ore confronta le ore programmate con quelle effettive, calcola il costo del lavoro a partire dalle tariffe di paga e ti permette di approvare il periodo.

Bozza e pubblicato

Tutto ciò che crei nella griglia settimanale parte come bozza. I turni in bozza sono visibili solo ai manager, così puoi riorganizzare la settimana liberamente senza confondere nessuno. Quando sei soddisfatto, pubblichi la settimana: i turni in bozza diventano pubblicati, compaiono nella vista I miei turni di ciascun dipendente e ogni dipendente interessato riceve un’email. La pubblicazione è il momento in cui la pianificazione diventa reale per il tuo team.

Passaggio 1 — Configura le posizioni

Una posizione è un ruolo che qualcuno ricopre. Ne serve almeno una prima di poter aggiungere turni, quindi questo è il primo passaggio naturale.

1. Vai su Team nella barra laterale per aprire la Pianificazione.
2. Nella barra degli strumenti, fai clic su Posizioni.
3. Fai clic su Aggiungi posizione.
4. Compila il modulo e fai clic su Crea.

Il modulo della posizione ha questi campi:

• Nome — come si chiama il ruolo, ad esempio Cameriere, Chef o Host.
• Colore — un colore esadecimale come #6b7280 usato per colorare i turni della posizione sulla griglia, così la settimana è facile da leggere a colpo d’occhio.
• Tariffa oraria predefinita — opzionale. Usata in seguito per il calcolo del costo del lavoro quando un dipendente non ha una propria tariffa di paga specifica.
• Attiva — disattiva una posizione per nasconderla dai nuovi turni. I turni esistenti mantengono la loro posizione, quindi nulla di ciò che hai già pianificato scompare.

Consiglio

Non devi lasciare la griglia per aggiungere una posizione. Quando crei un turno, il selettore della posizione ha una scorciatoia Nuova posizione… che ne crea una al volo e la seleziona per te.

Esempio pratico. Un piccolo bistrò crea tre posizioni: Server (verde), Host (blu) e Chef (rosso). In seguito aggiunge una posizione stagionale Runner per l’estate, poi in autunno ne disattiva l’interruttore Attiva — i turni estivi restano registrati, ma Runner non ingombra più il modulo del turno.

Puoi modificare una posizione (icona a matita), attivarla o disattivarla (l’interruttore) o eliminarla (icona a cestino). L’eliminazione la nasconde solo dai nuovi turni; i turni storici la mantengono.

Passaggio 2 — Crea la settimana

La griglia Pianificazione è una settimana a sette colonne, una colonna per giorno. Ogni riga è una posizione (o un dipendente — vedi l’interruttore più sotto) e ogni cella è un giorno in cui puoi trascinare un turno.

La griglia settimanale del manager. La barra degli strumenti naviga tra le settimane, cambia il raggruppamento, copia la settimana precedente e pubblica.

La barra degli strumenti in alto ti offre:

• Settimana precedente / Questa settimana / Settimana successiva — spostati tra le settimane. L’etichetta mostra l’intervallo della settimana corrente.
• Un interruttore Per posizione / Per dipendente — raggruppa le righe per posizione (chi serve e dove) oppure per dipendente (la settimana di ciascuno su un’unica riga).
• Copia settimana precedente — copia i turni della settimana scorsa in questa settimana come nuove bozze, così un turnario stabile si ricrea in pochi secondi.
• Pubblica settimana — vedi il Passaggio 4.
• Obiettivi di copertura, Posizioni, Ferie, Foglio ore e Gestisci team — scorciatoie che compaiono in base ai tuoi permessi.

Aggiungi un turno

1. Fai clic su una cella vuota nel giorno e nella riga della posizione che vuoi coprire. Si apre la finestra Nuovo turno con quella posizione e quella data già compilate.
2. Scegli un Assegnatario oppure lascia Lascia aperto per creare un turno non assegnato da coprire in seguito.
3. Imposta la Data e gli orari di Inizio e Fine.
4. Facoltativamente aggiungi un valore di Pausa (minuti) e delle Note.
5. Fai clic su Crea.

Creazione di un turno. Lascia l'assegnatario su Lascia aperto per un turno che coprirai in seguito.

Alcune cose utili da sapere sui turni:

• Turni aperti. Un turno senza assegnatario compare come Aperto sulla griglia. Usali per riservare il lavoro che sai di dover coprire prima di aver deciso chi lo svolgerà.
• Turni notturni. Se l’ora di fine è precedente all’ora di inizio, il turno prosegue oltre la mezzanotte fino al giorno successivo — perfetto per le chiusure a tarda notte.
• Protezione dalla doppia assegnazione. Se assegni a qualcuno un turno che si sovrappone a uno che ha già quel giorno, la finestra ti avvisa. Non ti blocca: fai clic su Salva comunque per assegnare due turni di proposito.
• Trascina per spostare. Afferra un turno e trascinalo su un altro giorno (o, nella vista per dipendente, su un’altra persona) per ripianificarlo senza riaprire la finestra.
• Posizione predefinita. Se un dipendente ha una posizione predefinita impostata, selezionandolo come assegnatario questa viene preselezionata automaticamente.

Per modificare o rimuovere un turno, fai clic su di esso per riaprire la finestra, modifica i campi e fai clic su Salva — oppure usa Elimina.

Pianifica la copertura

Gli obiettivi di copertura indicano alla griglia quante persone vuoi per ogni posizione in ciascun periodo di servizio, così i giorni con personale insufficiente saltano all’occhio. I periodi di servizio si configurano sotto Prenotazioni; gli obiettivi di copertura li riutilizzano.

1. Nella barra degli strumenti della pianificazione, fai clic su Obiettivi di copertura.
2. Nella matrice, ogni riga è una posizione attiva e ogni colonna è un periodo di servizio. Digita il numero di addetti che desideri in ogni cella.
3. Lascia una cella vuota per “nessun obiettivo”.
4. Fai clic su Salva.

Una volta impostati gli obiettivi, ogni giorno sulla griglia mostra un piccolo riepilogo della copertura per periodo di servizio — quanti turni sono pubblicati, quanti sono ancora aperti e quanti ospiti hanno prenotato — così puoi dimensionare il personale in base alla domanda.

Attenzione

Gli obiettivi di copertura richiedono che esistano prima i periodi di servizio. Se la matrice è vuota, crea i tuoi periodi di servizio sotto Prenotazioni e torna qui.

Esempio pratico. Un ristorante imposta il proprio periodo di servizio Cena in modo che servano 3 camerieri e 1 host. Mentre costruisce il venerdì e vede solo due camerieri programmati per la Cena, il riepilogo della copertura segnala la carenza e aggiunge un terzo turno aperto che qualcuno potrà prendere.

Passaggio 3 — Gestisci disponibilità e ferie

Dal tuo team arrivano due elementi distinti, ed entrambi ti aiutano a costruire un turnario equo.

La disponibilità è uno schema ricorrente — i giorni e gli orari in cui una persona generalmente può o non può lavorare (ad esempio, “disponibile lun–ven 17:00–23:00”, “non disponibile la domenica”). I dipendenti la impostano da soli in I miei turni.

Le richieste di Ferie riguardano interi giorni di riposo (una vacanza, un appuntamento). I dipendenti le inviano e un manager le approva o le rifiuta.

Approva le richieste di ferie

1. Nella barra degli strumenti della pianificazione, fai clic su Ferie.
2. Esamina le richieste in attesa — ognuna mostra il dipendente, le date e il motivo.
3. Fai clic su Approva o Rifiuta.

Se l’approvazione di una richiesta va in conflitto con un turno per cui quella persona è già programmata, ricevi un avviso di Conflitto di pianificazione. È solo informativo — l’approvazione viene comunque completata e sta a te riassegnare o annullare il turno sovrapposto.

Passaggio 4 — Pubblica la settimana

La pubblicazione è ciò che rende ufficiale la pianificazione.

1. Quando la settimana ti sembra a posto, fai clic su Pubblica settimana nella barra degli strumenti.
2. La conferma ti indica quanti dipendenti verranno avvisati.
3. Fai clic su Pubblica e notifica.

Ogni turno in bozza della settimana passa a pubblicato, compare nella vista I miei turni di ciascun dipendente assegnato e ogni dipendente interessato riceve un’email con la propria pianificazione. Puoi continuare a modificare dopo la pubblicazione — aggiungi, sposta o rimuovi turni e pubblica di nuovo per inviare gli aggiornamenti.

Consiglio

Costruisci l’intera settimana come bozze e pubblica una sola volta. In questo modo il tuo team riceve un’unica email di pianificazione pulita anziché un messaggio per ogni piccola modifica.

Passaggio 5 — Monitora le ore e il costo del lavoro

Dopo che una settimana è stata pubblicata e lavorata, il Foglio ore mostra le ore programmate accanto a ciò che è effettivamente accaduto e lo traduce in un dato di costo del lavoro.

1. Nella barra degli strumenti della pianificazione, fai clic su Foglio ore.
2. Imposta le date Da e A. Si apre sulla settimana corrente; puoi scegliere qualsiasi intervallo fino a 62 giorni.
3. Leggi ogni riga: orario programmato, timbratura di entrata e di uscita, pausa, ore lavorate, lo scostamento rispetto al piano, la tariffa di paga e il costo del lavoro.
4. Controlla i totali in fondo: Programmate (h), Lavorate (h) e Costo del lavoro.

Ore programmate rispetto a quelle effettive, con le tariffe di paga che confluiscono nel costo del lavoro e nei totali dell'intervallo.

Ogni riga riporta uno stato così puoi vedere a colpo d’occhio cosa richiede attenzione:

• Aperto — il dipendente ha timbrato l’entrata ma non ancora l’uscita.
• Completato — entrata e uscita timbrate, pronto per l’approvazione.
• Da rivedere — qualcosa non torna, come un turno molto lungo.
• Approvato — bloccato; le ore e il costo sono congelati.
• Mancante — un turno pubblicato senza alcuna timbratura di entrata.

Puoi correggere i record direttamente:

• Modifica una voce oraria per correggere una timbratura di entrata o di uscita, cambiare la pausa o aggiungere una nota.
• Aggiungi voce su un turno in cui nessuno ha timbrato, per registrare le ore manualmente.
• Esporta CSV per scaricare l’intervallo da usare per le buste paga.

Imposta le tariffe di paga

Il costo del lavoro deriva dalla tariffa oraria di paga di ciascun dipendente. Le tariffe sono conservate come uno storico in sola aggiunta, quindi un aumento è una nuova tariffa a partire da una data scelta, non una sovrascrittura.

1. Nel foglio ore, fai clic su Tariffe di paga.
2. Scegli un dipendente per vedere lo storico delle sue tariffe.
3. In Aggiungi tariffa, inserisci la Tariffa oraria, scegli una Posizione (o Tutte le posizioni) e imposta la data In vigore dal.
4. Fai clic su Aggiungi tariffa.

Se un dipendente non ha una propria tariffa, viene usata la Tariffa oraria predefinita della posizione. Se non esiste alcuna tariffa da nessuna parte, quella riga viene conteggiata come “senza tariffa di paga” nei totali, così sai di dover colmare la lacuna.

Approva il periodo

1. Nel foglio ore, imposta l’intervallo che vuoi chiudere.
2. Fai clic su Approva intervallo.
3. Conferma. Le voci completate vengono congelate e approvate; le voci aperte e quelle da rivedere vengono ignorate.

Esempio pratico. A fine settimana un manager apre il foglio ore per il periodo lunedì–domenica. Due camerieri hanno lavorato ciascuno un po’ più delle ore programmate (uno scostamento positivo), un turno risulta Mancante perché qualcuno ha dimenticato di timbrare l’entrata — il manager aggiunge una voce manuale — e il costo totale del lavoro è di 1.240,00 €. Fa clic su Approva intervallo: le voci completate si bloccano e la voce manuale appena aggiunta viene approvata insieme a queste.

La vista del dipendente: I miei turni

Il personale senza permessi da manager ottiene una pagina I miei turni essenziale con tre schede. È anche ciò che vedi se stai testando l’esperienza del dipendente.

La vista I miei turni destinata al dipendente: turni imminenti, disponibilità e richieste di ferie.

Turni

Un elenco settimana per settimana dei turni pubblicati del dipendente, ciascuno con la sua data, gli orari, la posizione ed eventuali pause o note. Quando un turno è in corso, compare un pulsante Timbra entrata; dopo la timbratura, parte un cronometro e il pulsante diventa Timbra uscita. Al momento dell’uscita viene richiesta una Pausa (minuti) opzionale. Un dipendente che ha già timbrato l’entrata su un altro turno non può timbrare l’entrata su un secondo turno.

Disponibilità

Il dipendente aggiunge finestre di disponibilità ricorrenti: un’Ora di inizio e un’Ora di fine, i Giorni della settimana a cui si applica, se indica Disponibile o Non disponibile e una nota opzionale. È lo schema attorno a cui costruisci il turnario.

Ferie

Il dipendente invia una richiesta con una Data di inizio, una Data di fine e un Motivo opzionale, poi vede tutte le sue richieste elencate sotto con uno stato In attesa, Approvato o Rifiutato. Può annullare una richiesta finché è ancora in attesa.

Consiglio

Incoraggia il personale a tenere aggiornata la propria disponibilità e a richiedere le ferie in anticipo. Entrambi compaiono mentre costruisci la settimana, quindi un quadro accurato fin dall’inizio significa meno conflitti da risolvere in seguito.

Correlati

• Periodi di servizio — le finestre rispetto a cui vengono misurati i tuoi obiettivi di copertura.
• Ruoli e piani — come i permessi determinano chi può costruire il turnario e chi invece vede solo i propri turni.
• Panoramica Team e pianificazione