Periodi di servizio

Un periodo di servizio è una porzione della giornata, identificata da un nome, durante la quale il ristorante accetta prenotazioni — il tuo Pranzo, la tua Cena, un Brunch del fine settimana. Definisce gli orari in cui il servizio è attivo, i giorni della settimana in cui si svolge e (facoltativamente) quanti ospiti la tua cucina è in grado di gestire. Tutto ciò che gli ospiti possono prenotare deriva dai periodi di servizio che definisci qui, quindi è la prima cosa da configurare prima di poter ricevere prenotazioni.

Prima di iniziare

I periodi di servizio si trovano nel pannello Impostazione programma della pagina Prenotazioni. Disponibile nei piani che includono le Prenotazioni. Per aggiungerli, modificarli o eliminarli serve il permesso Gestisci periodi di servizio. In quanto titolare del ristorante hai tutti i permessi per impostazione predefinita; i dipendenti vedono questo pannello solo dopo che glielo concedi.

Cos’è un periodo di servizio

Pensa a un periodo di servizio come a un singolo “servizio” della giornata, con un nome riconoscibile dal tuo team:

• Una finestra temporale — per esempio, il pranzo dalle 12:00 alle 15:00.
• In determinati giorni — dal lunedì al venerdì, solo nei fine settimana o tutti i giorni.
• Con un limite di ospiti facoltativo — il numero massimo di coperti che la cucina accetta in un unico turno.

Il periodo di servizio è il contenitore. Al suo interno crei le fasce orarie (chiamate anche turni) — gli orari di inizio effettivi che un ospite può scegliere, come le 12:00, le 13:00 e le 14:00. Un periodo senza fasce orarie non offre nulla da prenotare, perciò creerai sempre almeno un turno all’interno di ogni periodo. Le fasce orarie sono trattate in modo approfondito nella loro pagina dedicata; questa pagina si concentra sul periodo in sé e su come determina la capienza.

Ecco come si incastrano i vari elementi:

• Periodo di servizio → il servizio e le sue regole (nome, orari, giorni, limite di coperti).
• Fasce orarie → i turni prenotabili all’interno di quella finestra.
• Prenotazione → un ospite che riserva un turno specifico in una data specifica.

Dove trovarlo

1. Apri Prenotazioni dal menu a sinistra.
2. Fai clic su Programma (il pulsante con l’ingranaggio, in alto a destra nella pagina). Il pannello Impostazione programma compare da destra.
3. Tutto ciò che riguarda i periodi di servizio si trova sotto l’intestazione Periodi di servizio in quel pannello.

Il pannello Impostazione programma. Fai clic su un periodo per espanderlo e mostrare i suoi turni (fasce orarie).

Creare un periodo di servizio

1. Nel pannello Impostazione programma, sotto Periodi di servizio, fai clic su Aggiungi periodo.
2. Compila il modulo (ogni campo è spiegato di seguito).
3. Fai clic su Crea. Il nuovo periodo compare subito nell’elenco.

Creazione di un periodo di servizio. Assegnagli un nome, imposta gli orari e i giorni e, facoltativamente, limita i coperti.

I campi, uno per uno

• Nome — come tu e i tuoi ospiti chiamate il servizio. Il campo suggerisce qualcosa come Lunch o Dinner. Usa il nome che il tuo ristorante utilizza davvero.
• Ora inizio e Ora fine — la finestra in cui il servizio è attivo. Gli ospiti possono essere accolti solo all’interno di questa finestra. I nuovi periodi partono dalle 12:00 alle 14:00, quindi modificali per rispecchiare i tuoi orari reali.
• Giorni della settimana — spunta i giorni in cui il servizio è attivo, da domenica a sabato. Un nuovo periodo parte con i giorni da lunedì a venerdì spuntati. Togli la spunta a un giorno e in quel giorno il servizio semplicemente non viene offerto.
• Coperti massimi — un tetto facoltativo di ospiti per il servizio. Lascialo vuoto per non avere limiti (il campo riporta “Lascia vuoto per illimitato”), oppure inserisci un numero per limitare la capienza. Vedi Come i Coperti massimi limitano la capienza più in basso — è il campo più importante da comprendere.
• Attivo — un interruttore. Quando è attivo, il servizio è online e visibile agli ospiti. Disattivalo per nascondere il servizio dalla tua pagina di prenotazione senza eliminarlo — utile per un brunch stagionale o un servizio che hai messo in pausa.

Consiglio

Assegna ai periodi nomi chiari e pensati per gli ospiti. Lunch e Dinner rendono meglio sulla tua pagina di prenotazione rispetto a Service 1 e Service 2.

Modificare, mettere in pausa o eliminare un periodo

Ogni periodo nell’elenco ha un’icona a forma di matita (Modifica) e un’icona a forma di cestino (Elimina).

1. Apri Prenotazioni, fai clic su Programma e individua il periodo sotto Periodi di servizio.
2. Fai clic sull’icona della matita per aprire il modulo, modifica i campi desiderati e fai clic su Aggiorna.

Per mettere in pausa un servizio senza perderne la configurazione, aprilo e disattiva Attivo. Rimane nel tuo elenco (indicato come Inattivo) e smette di comparire agli ospiti. Riattivalo quando preferisci.

Attenzione

Eliminando un periodo elimini anche tutte le sue fasce orarie — la finestra di conferma lo specifica chiaramente. Se vuoi solo smettere di accettare prenotazioni per un po’, impostalo su Inattivo invece di eliminarlo.

Aggiungere turni (fasce orarie) a un periodo

Un periodo, da solo, definisce la finestra; gli ospiti prenotano un turno al suo interno. Una volta creato un periodo, fai clic su di esso nell’elenco per espanderlo, poi usa i controlli Fasce orarie.

1. Nell’elenco Periodi di servizio, fai clic su un periodo per espanderlo.
2. Sotto Fasce orarie, fai clic su Aggiungi fascia per creare un singolo turno, oppure su Genera per creare in una volta sola più turni distribuiti a intervalli regolari.
3. Per Genera, imposta l’Ora inizio, l’Ora fine e la Durata fascia (15, 30 o 45 minuti, oppure 1, 1,5 o 2 ore). Un’anteprima in tempo reale mostra esattamente quali turni verranno creati. Fai clic sul pulsante Genera per confermare — indica quanti turni aggiungerà.

Il generatore parte dagli orari del periodo stesso, quindi generare i turni per un pranzo dalle 12:00 alle 15:00 con una durata di un’ora ti dà tre turni con un solo clic.

Generazione dei turni. L'anteprima elenca ogni turno prima di confermare.

Come i Coperti massimi limitano la capienza

I Coperti massimi indicano quanti coperti la tua cucina riesce a gestire e si applicano a ogni turno del periodo — non all’intero servizio considerato nel suo insieme. È il numero massimo di coperti (ospiti) che sei disposto ad accogliere in un unico turno.

Ecco cosa succede quando un ospite prenota:

• Eighty-Six somma i coperti già prenotati per quel turno in quella data.
• Se il nuovo gruppo portasse il totale del turno oltre i tuoi Coperti massimi, quel turno viene mostrato come al completo e l’ospite viene indirizzato verso un altro turno.
• Se lasci vuoto Coperti massimi, non c’è alcun limite di coperti e l’unico vincolo sono i tuoi tavoli.

Poiché il limite è per turno, suddividere un servizio in più turni ti permette di servire più persone nell’arco dell’intero servizio senza mai sovraccaricare la cucina in un dato momento.

Esempio pratico: il pranzo, in due modi

Entrambe le configurazioni partono dallo stesso periodo di servizio — Pranzo, dalle 12:00 alle 15:00, dal lunedì al venerdì, con i Coperti massimi impostati a 40. Ciò che cambia è come lo suddividi in turni.

Tre turni

Suddividi il pranzo in tre turni di un’ora:

• 12:00 – 13:00
• 13:00 – 14:00
• 14:00 – 15:00

Con i Coperti massimi a 40, ogni turno può accogliere fino a 40 coperti. Gli ospiti si avvicendano rapidamente, perciò nell’arco dell’intero pranzo puoi servire fino a 120 coperti — pur non accogliendo mai più di 40 persone contemporaneamente. Ideale per un pranzo affollato e dai ritmi veloci.

Due turni

Suddividi la stessa finestra in due turni più lunghi, da novanta minuti:

• 12:00 – 13:30
• 13:30 – 15:00

Anche in questo caso ogni turno è limitato a 40 coperti, quindi il pranzo arriva al massimo a 80 coperti in totale. Meno turni di sala, ma gli ospiti hanno un tavolo più rilassato e senza fretta. Ideale per un servizio più tranquillo o per gruppi numerosi.

La lezione: i Coperti massimi proteggono il singolo turno, mentre il numero di turni che crei determina quante volte riempi la sala nell’arco del servizio. Imposta il limite in base a quanto la tua cucina riesce a impiattare comodamente in una volta, poi scegli durate dei turni adatte al ritmo che desideri.

Consiglio

Adatta la durata dei turni al tempo che gli ospiti trascorrono davvero a tavola. Se i tavoli si liberano raramente entro un’ora, tre turni di un’ora sembreranno prenotabili ma ti lasceranno in affanno — due turni più lunghi rifletteranno meglio la realtà.

Una rapida checklist

1. Crea un periodo per ogni servizio (Pranzo, Cena e così via) con gli orari e i giorni giusti.
2. Imposta i Coperti massimi in base a quanto la cucina riesce a gestire in un turno, oppure lasciali vuoti per non avere alcun limite.
3. Aggiungi o Genera i turni che gli ospiti prenoteranno all’interno di ogni periodo.
4. Lascia il periodo Attivo quando sei pronto ad accettare prenotazioni, oppure disattivalo per mettere in pausa.

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