La mappa della sala in tempo reale

La mappa della sala in tempo reale è la tua cabina di regia durante il servizio. È la Dashboard — la prima schermata su cui arrivi dopo aver effettuato l’accesso — e mostra la mappa della sala del tuo ristorante con ogni tavolo colorato in base a ciò che vi sta accadendo in questo momento. Da questa singola schermata il tuo team può vedere chi è a tavola, chi è atteso, far accomodare gli ospiti in arrivo, registrare un cliente senza prenotazione e spostare, unire o mettere da parte i tavoli man mano che la serata avanza. Tienila aperta su un tablet alla postazione di accoglienza e diventa il punto di riferimento unico per la sala.

Prima di iniziare

La mappa della sala in tempo reale è la pagina iniziale del tuo CRM — apri Dashboard nella barra laterale sinistra (/dashboard). Disponibile nei piani che includono le Prenotazioni; senza quel piano la Dashboard è sostituita dal tuo Menu. Per far accomodare gli ospiti e registrare prenotazioni dalla mappa ti serve il permesso di visualizzare, creare e modificare le prenotazioni. Per riorganizzare, unire o mettere da parte i tavoli ti serve il permesso di modifica della mappa. Prendere le comande da un tavolo occupato fa parte di un piano di livello superiore. In quanto titolare del ristorante disponi già di ogni permesso; ai dipendenti vengono concessi solo quelli che assegni loro.

Cosa significa «tempo reale»

La mappa è un’istantanea in tempo reale di oggi. Ogni tavolo determina il proprio stato dalle prenotazioni di oggi e dall’ora corrente, e l’intera schermata si aggiorna da sola all’incirca ogni 30 secondi — così una prenotazione ricevuta sulla tua pagina pubblica, o una modifica fatta da un collega su un altro dispositivo, compare qui nel giro di pochi istanti. Un orologio in tempo reale scorre nell’intestazione e puoi forzare un aggiornamento immediato in qualsiasi momento dal menu delle azioni (Aggiorna).

Poiché è legata a oggi, la mappa in tempo reale è diversa dalla mappa che costruisci nell’editor. L’editor è dove progetti la sala e disponi i tavoli; la mappa in tempo reale è dove la gestisci. Riorganizzare, unire o mettere da parte i tavoli qui modifica la tua mappa attiva del giorno.

I quattro stati dei tavoli

Ogni tavolo indossa un colore che ti dice, a colpo d’occhio, cosa fare dopo. I colori esatti seguono l’identità visiva del tuo ristorante, ma quelli predefiniti sono:

Disponibile (verde)

Libero in questo momento — non c’è nessuno seduto e nessuna prenotazione è imminente. Pronto per un cliente senza prenotazione o per una prenotazione in arrivo.

Prenotato (ambra)

Qui è attesa a breve una prenotazione. I tavoli con un arrivo imminente pulsano delicatamente così puoi individuarli in anticipo.

Occupato (rosso)

Qui c’è un gruppo seduto in questo momento. È qui che si trovano i tuoi coperti attivi.

Manutenzione (grigio)

Fuori servizio — non prenotabile e non conteggiato. Usalo per un tavolo rotto o riservato per una riparazione.

Una piccola legenda nell’angolo in basso a sinistra della mappa tiene il conto aggiornato di quanti tavoli sono Disponibili, Prenotati, Occupati e (se presenti) in Manutenzione.

La mappa della sala in tempo reale. I tavoli sono colorati in base allo stato; l'intestazione contiene l'orologio in tempo reale e le azioni; la legenda in basso a sinistra conteggia ciascuno stato.

Muoversi nella mappa

Prima di gestire la sala, prendi confidenza con lo spostarti al suo interno.

• Spostare — fai clic e trascina una qualsiasi parte vuota della sala, oppure scorri. Su uno schermo touch, trascina con un dito.
• Zoom — usa i pulsanti + e - in alto a destra, oppure tieni premuto Ctrl e scorri. Su uno schermo touch, pizzica. Il pulsante centrale mostra il livello di zoom corrente; cliccalo per riportare l’intera sala nella vista.
• Cambiare sala — se hai più di una mappa (per esempio una sala interna e una terrazza), nell’intestazione compare un menu a tendina Seleziona sala. Scegli la sala che vuoi gestire.
• Schermo intero — l’icona di espansione nasconde tutto tranne la mappa, ideale per uno schermo dedicato alla postazione di accoglienza. Premila di nuovo (o Esc) per uscire.

Bloccare la mappa durante il pienone

I tavoli sulla mappa in tempo reale possono essere trascinati — il che è esattamente ciò che vuoi mentre allestisci la sala, ma un fastidio quando intendi solo toccare un tavolo durante un servizio intenso. L’interruttore di blocco nell’angolo in alto a sinistra risolve il problema. Un lucchetto verde che pulsa delicatamente indica che la mappa è sbloccata e i tavoli possono essere spostati; cliccalo e diventa rosso e bloccato, così i tocchi si limitano sempre a selezionare un tavolo senza mai spostarlo per sbaglio. La tua scelta viene ricordata su quel dispositivo.

Consiglio

Blocca la mappa una volta che hai sistemato la sala per il servizio. Puoi comunque far accomodare, liberare e prenotare da una mappa bloccata — il blocco impedisce solo che i tavoli vengano trascinati, uniti o messi da parte.

Selezionare un tavolo e l’anello di azioni rapide

Tutto ciò che fai su un singolo tavolo inizia allo stesso modo: clicca sul tavolo. Un anello di pulsanti di azione rotondi si dispiega a ventaglio intorno ad esso e — su desktop — il pannello a destra passa a mostrare i dettagli di quel tavolo. Clicca di nuovo sullo stesso tavolo per nascondere l’anello, oppure clicca su una qualsiasi parte vuota della sala per deselezionare.

I pulsanti nell’anello cambiano in base allo stato del tavolo, così vedi sempre solo le azioni che hanno senso in quel momento:

Pulsante	Cosa fa	Quando compare
Accomoda	Fa accomodare il tavolo (vedi sotto)	Il tavolo è libero o prenotato
Libera	Termina la visita in corso e libera il tavolo	Il tavolo è occupato
Prenota	Apre il modulo di Prenotazione rapida per questo tavolo	Il tavolo è libero o prenotato
Seleziona / Deseleziona	Sceglie il tavolo per unirlo ad altri	Qualsiasi tavolo operativo
Dividi	Separa questo tavolo dal suo gruppo unito	Il tavolo è unito
No Show	Segna la prenotazione corrente come no-show	Sul tavolo c’è una prenotazione confermata o a tavola
Deposita	Sposta il tavolo fuori dalla sala nel deposito	Il tavolo è libero
Blocca	Chiude questo tavolo per una parte della giornata	Qualsiasi tavolo operativo
Info	Apre i dettagli completi del tavolo	Qualsiasi tavolo

Clicca su un tavolo per aprire il suo anello di azioni rapide. I pulsanti mostrati dipendono dallo stato corrente del tavolo.

Far accomodare e liberare gli ospiti

Far accomodare è il cuore pulsante della mappa in tempo reale, e Accomoda lo fa in modo intelligente.

• Se il tavolo ha già una prenotazione confermata attesa più o meno adesso, Accomoda si limita a segnare quella prenotazione come a tavola.
• Se il tavolo non ha prenotazioni, Accomoda crea al volo una prenotazione walk-in per l’ora corrente e la fa accomodare in un solo passaggio — senza alcun modulo da compilare.

In entrambi i casi il tavolo diventa rosso (Occupato) e si aggiunge ai tuoi coperti attivi. Quando il gruppo se ne va, clicca di nuovo sul tavolo e scegli Libera: la visita viene completata e il tavolo torna verde (Disponibile), pronto per i prossimi ospiti.

Esempio pratico: due clienti senza prenotazione

Due ospiti arrivano senza prenotazione in un tranquillo martedì.

1. Cerca nella sala un tavolo verde abbastanza grande — il numero sotto l’etichetta di ogni tavolo mostra il suo intervallo di posti, per esempio da 2 a 4.
2. Clicca su quel tavolo per aprire il suo anello.
3. Clicca su Accomoda. Il tavolo diventa rosso e una prenotazione walk-in viene creata e messa a tavola automaticamente.
4. Quando hanno finito, clicca di nuovo sul tavolo e scegli Libera. Torna verde.

Per accomodare un walk-in serve un orario disponibile

Poiché un walk-in diventa una prenotazione a tutti gli effetti, ha bisogno di una fascia oraria disponibile in cui collocarsi. Se non hai impostato periodi di servizio e fasce orarie per oggi, Accomoda ti chiederà prima di configurarli. Vedi Periodi di servizio e Fasce orarie.

Registrare una prenotazione sul momento

Quando un ospite telefona in anticipo o chiede di riservare un tavolo specifico per più tardi, usa Prenota (lo stesso modulo è raggiungibile anche dal pannello dei dettagli di un tavolo).

1. Clicca sul tavolo e scegli Prenota, oppure apri il pannello del tavolo e clicca su Prenotazione rapida. Il modulo Prenotazione rapida si apre con il tavolo già selezionato.
2. Se gestisci più di una sala, conferma la Mappa della sala. Puoi anche cambiare il Tavolo, oppure lasciarlo su Nessun tavolo (assegna dopo) per decidere più vicino all’orario.
3. Scegli un Periodo di servizio (come Pranzo o Cena) e poi una Fascia oraria — il modulo preseleziona il periodo e la fascia più vicini ad adesso per farti risparmiare tempo.
4. Imposta il Numero di persone.
5. Associa un ospite: usa Cliente per cercare un cliente esistente, oppure digita un numero di Telefono. Espandi Dettagli aggiuntivi per aggiungere Nome, Email e Richieste speciali.
6. Clicca su Conferma prenotazione.

La nuova prenotazione compare subito sulla mappa — il tavolo diventa ambra come prenotazione, poi viene occupato normalmente quando gli ospiti arrivano.

Il pannello di destra: le prenotazioni di oggi e il contesto del tavolo

Il pannello sulla destra della mappa ha due volti e passa dall’uno all’altro automaticamente.

Senza alcun tavolo selezionato, clicca su Prenotazioni nell’intestazione per aprire Prenotazioni di oggi — tutte le prenotazioni della giornata, raggruppate in A tavola, In arrivo e Completate, con un conteggio aggiornato di prenotazioni e ospiti in fondo. Clicca su una qualsiasi prenotazione nell’elenco per saltare direttamente al suo tavolo sulla mappa.

Con un tavolo selezionato, lo stesso pannello mostra il contesto di quel tavolo: la sua capienza e il suo stato, la Prenotazione corrente e la Prossima prenotazione, e una cronologia Disponibilità giornaliera che dispone ogni fascia oraria della giornata e contrassegna ciascuna come Libera, prenotata, a tavola o passata. Da qui puoi Accomodare un gruppo in attesa, Completare una visita o Prenotare il tavolo. Una freccia Indietro (in alto a sinistra del pannello) ti riporta all’elenco delle prenotazioni del giorno.

Seleziona un tavolo e il pannello di destra ne mostra il contesto — prenotazione corrente e prossima, più una cronologia della disponibilità fascia per fascia della giornata.

Prendere le comande ai tavoli occupati

Quando selezioni un tavolo occupato, questo pannello può anche mostrare un blocco comande per prendere le ordinazioni di cibo e bevande del gruppo. Fa parte di un piano di livello superiore — se il tuo piano non lo include, mantieni comunque tutti i comandi per le prenotazioni e i tavoli, con una breve nota dove ci sarebbe il blocco comande.

Visualizzare in anteprima la sala a qualsiasi ora del giorno

Apri il pannello Prenotazioni e troverai un cursore Anteprima oraria. Trascinalo su un qualsiasi momento della giornata e l’intera mappa si ricolora per mostrare come apparirà la sala in quel momento — quali tavoli sono prenotati per il turno delle 20:00, per esempio, o quali sono ancora liberi alle 13:00. Un badge Anteprima e un puntino sul pulsante Prenotazioni ti ricordano che stai guardando avanti nel tempo, non al presente. Clicca su Ora per tornare al presente.

Consiglio

L’Anteprima oraria è il modo più rapido per rispondere a «riusciamo a far accomodare un gruppo di sei senza prenotazione alle 20:30?» — trascina fino alle 20:30 e leggi i tavoli verdi direttamente dalla mappa.

Mettere da parte i tavoli: il deposito

A volte un tavolo non dovrebbe proprio trovarsi nella sala in questo momento — un tavolo da due che hai spinto contro la parete, una zona che hai chiuso per la serata. Invece di eliminarlo, spostalo nel deposito: un’area di sosta che tiene il tavolo (e le sue impostazioni) al sicuro e fuori dalla mappa finché non ti serve di nuovo.

1. Per riporre un tavolo, clicca su un tavolo libero e scegli Deposita — oppure trascinalo semplicemente sul pannello Deposito tavoli aperto, che si illumina come area di rilascio. Il tavolo lascia la sala e compare come scheda nell’elenco del deposito.
2. Per riportarne uno indietro, apri Deposito tavoli nell’intestazione (il badge del conteggio mostra quanti sono in attesa). Trascina una scheda sul punto esatto che vuoi sulla mappa, oppure clicca su Posiziona per collocarlo al centro.

Un tavolo nel deposito è invisibile agli ospiti e alla disponibilità — semplicemente non fa parte della sala finché non lo riposizioni. Non puoi rilasciare un tavolo su un’area della sala in grigio (non disponibile); se ci provi, la mappa ti avvisa che il punto non è disponibile.

Esempio pratico: chiudere la terrazza in anticipo

Arriva la pioggia e vuoi togliere dal servizio quattro tavoli della terrazza per la serata.

1. Apri Deposito tavoli nell’intestazione così il pannello è pronto come area di rilascio.
2. Uno per uno, trascina ciascun tavolo della terrazza sul pannello. Ognuno sparisce dalla sala e finisce nell’elenco del deposito.
3. Più tardi, se il cielo si schiarisce, apri il pannello e trascina un tavolo qualsiasi di nuovo sulla terrazza — oppure clicca su Posiziona e spostalo nella posizione desiderata.

Unire i tavoli per gruppi numerosi

Un gruppo di sei ma solo tavoli da quattro liberi? Combina i tavoli in un’unica unità prenotabile. I tavoli uniti sono collegati da una linea tratteggiata color ambra, condividono un’unica prenotazione e mettono in comune i loro posti — così accomodarne uno accomoda l’intero gruppo, e liberarne uno li libera tutti.

Ci sono due modi per unire i tavoli.

Trascina un tavolo su un altro. Mentre trascini un tavolo vicino a uno accanto, quest’ultimo si illumina di ambra per indicare che si unirà. Rilascia, e i due si affiancano e si uniscono. Trascina un terzo tavolo verso la coppia per allargare il gruppo.

Seleziona, poi combina. Clicca su un tavolo e scegli Seleziona; clicca su un altro e scegli di nuovo Seleziona. Una barra scorre verso l’alto dal fondo della mappa mostrando quanti tavoli sono selezionati, i loro numeri e l’intervallo di posti combinato. Clicca su Combina per unirli, oppure su Annulla per ricominciare.

Selezione dei tavoli da unire. La barra in basso mostra l'intervallo di posti combinato prima che tu clicchi su Combina.

Esempio pratico: due tavoli da due per un gruppo di quattro

1. Clicca sul primo tavolo da due libero e scegli Seleziona.
2. Clicca sul secondo tavolo da due libero e scegli Seleziona. La barra in basso ora indica che sono selezionati due tavoli, con un intervallo combinato di circa quattro posti.
3. Clicca su Combina. I tavoli si uniscono con una linea tratteggiata e si comportano come uno solo.
4. Fai accomodare il gruppo cliccando su uno dei due tavoli e scegliendo Accomoda — entrambi i tavoli diventano occupati insieme.

Per dividere di nuovo un gruppo, clicca su un qualsiasi tavolo unito e scegli Dividi — oppure trascina semplicemente un tavolo ben lontano dai suoi compagni, cosa che annulla l’unione automaticamente. Nota che Libera termina la visita del gruppo ma mantiene i tavoli uniti; usa Dividi quando vuoi davvero separarli di nuovo.

Altre azioni rapide

Altri due pulsanti nell’anello gestiscono i momenti spinosi di un servizio:

• No Show — il gruppo non si è presentato. Con la sua prenotazione selezionata, scegli No Show per segnalarlo, liberando il tavolo e registrando la mancata presentazione.
• Blocca — escludi un singolo tavolo dal servizio per una parte della giornata (un tavolo traballante, un posto riservato per un privato). Apre il modulo di blocco già compilato per quel tavolo e la data di oggi. Il blocco è trattato per intero in Slot bloccati e disponibilità.
• Info — apre i dettagli completi del tavolo, comprese la prenotazione corrente e la prossima, in un pannello su cui puoi agire.

Annullare, aggiornare e condividere la mappa

• Annulla / Ripristina — hai spostato, unito o messo da parte un tavolo per errore? Le frecce di annullamento e ripristino nell’intestazione (oppure Ctrl+Z e Ctrl+Shift+Z) percorrono avanti e indietro le tue modifiche ai tavoli.
• Organizza tavoli — apre uno strumento che riordina e dispone i tavoli al posto tuo, un modo rapido per rimettere in ordine una sala disordinata.
• Aggiorna — forza una risincronizzazione immediata se non vuoi aspettare l’aggiornamento automatico.
• Scarica come PNG / PDF — dal menu delle azioni, esporta un’istantanea della sala corrente da stampare per il personale o conservare per i tuoi archivi.
• Configura mappe — passa all’editor della mappa quando devi cambiare la disposizione della sala invece di limitarti a gestirla.

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