Elenco
Una tabella ordinabile delle prenotazioni per la data o l’intervallo di date che filtri. Ideale per scorrere la giornata, controllare i dettagli e intervenire sulle singole prenotazioni.
Gestire le prenotazioni
Il centro Prenotazioni è il punto da cui gestisci il servizio giorno per giorno. Da un’unica schermata puoi vedere ogni prenotazione, accettare una nuova prenotazione al telefono, confermare quelle arrivate durante la notte, far accomodare gli ospiti man mano che arrivano e sistemare annullamenti e mancate presentazioni. È la pagina che terrai aperta durante un turno.
Tre modi per visualizzare le prenotazioni
Sezione intitolata “Tre modi per visualizzare le prenotazioni”Nella parte superiore del centro scegli come vengono mostrate le stesse prenotazioni. Cambiare vista non modifica mai i tuoi dati — cambia soltanto il punto di vista.
Calendario
Una griglia con il mese a colpo d’occhio. Ogni giorno mostra quanti coperti sono prenotati e quanto sei pieno, così individui subito i giorni intensi e quelli tranquilli.
Lista d'attesa
Gli ospiti in attesa di una fascia oraria al completo, nell’ordine in cui si sono messi in coda. Compare solo se il tuo piano include la lista d’attesa.
Accanto al selettore di vista trovi anche due pulsanti: Nuova prenotazione, che apre il modulo di prenotazione, e Programmazione, che apre un pannello laterale per i tuoi periodi di servizio, le fasce orarie e le date bloccate. Questi elementi fondamentali sono trattati nelle loro pagine dedicate — vedi Periodi di servizio e Fasce orarie.
Filtrare l’elenco
Sezione intitolata “Filtrare l’elenco”La vista Elenco si apre in modo predefinito su oggi. La riga dei filtri ti permette di restringere i risultati:
- Data — mostra un singolo giorno.
- Da e A — mostrano un intervallo di giorni anziché uno solo. Impostare un intervallo azzera il filtro del singolo giorno, e viceversa.
- Stato — mostra un solo stato (per esempio solo In attesa) oppure Tutti gli stati.
- Azzera — un pulsante che compare una volta impostato un filtro qualsiasi e reimposta tutto.
Quando un elenco filtrato diventa lungo, sfoglialo con i pulsanti Precedente e Successivo in fondo. Una breve riga «mostra X di Y» ti dice a che punto sei.
Gli stati delle prenotazioni e cosa significano
Sezione intitolata “Gli stati delle prenotazioni e cosa significano”Ogni prenotazione ha uno stato. Determina il colore che vedi e decide quali azioni sono disponibili. Capire i sei stati è la chiave per comprendere l’intera pagina.
In attesa (giallo)
Trattenuta ma non ancora confermata. Le prenotazioni ricevute tramite la tua pagina di prenotazione pubblica possono arrivare così quando richiedi agli ospiti di confermare via email. Un blocco in attesa è temporaneo — vedi il flusso di conferma qui sotto.
Confermata (blu)
Bloccata e prevista. Le prenotazioni che crei tu stesso nel CRM partono da qui. Anche gli ospiti che confermano la propria email finiscono qui.
Accomodata (verde)
Il gruppo è arrivato ed è al tavolo in questo momento.
Completata (grigio)
La visita è terminata. È uno stato finale — non ci sono altre azioni.
Annullata (rosso)
La prenotazione è stata annullata, da te o dall’ospite. Puoi ripristinarla se è stata annullata per errore.
No Show (arancione)
Il gruppo non si è presentato. Puoi riportarla indietro se alla fine arriva in ritardo.
Da dove arrivano le prenotazioni e il flusso di conferma via email
Sezione intitolata “Da dove arrivano le prenotazioni e il flusso di conferma via email”Le prenotazioni raggiungono il centro in due modi e si comportano in modo leggermente diverso.
Le prenotazioni che crei nel CRM — dal modulo Nuova prenotazione — sono considerate attendibili da subito. Vengono create come Confermata, senza bisogno di alcuno scambio di email.
Le prenotazioni dalla tua pagina di prenotazione pubblica dipendono da un’impostazione: se la tua pagina di prenotazione richiede agli ospiti di confermare via email.
- Un ospite invia il modulo di prenotazione sulla tua pagina pubblica. Il suo tavolo viene trattenuto immediatamente.
- Se la tua pagina richiede la conferma, la prenotazione viene creata come In attesa e l’ospite riceve un’email con un link di conferma. Ha una breve finestra di tempo — circa 20 minuti — per cliccarlo. Quando lo fa, la prenotazione diventa Confermata. Se non conferma mai, il blocco temporaneo decade e la fascia si libera di nuovo.
- Se la tua pagina non richiede la conferma, la prenotazione viene creata subito come Confermata e l’ospite riceve semplicemente un’email di conferma.
Vale la pena conoscere altre due email automatiche, perché avvengono mentre lavori nel centro:
- Confermare una prenotazione in attesa (cliccando Conferma) invia all’ospite un’email di conferma — la stessa ricevuta che avrebbe ottenuto confermando da sé.
- Annullare una prenotazione invia all’ospite un’email di annullamento.
Creare una prenotazione
Sezione intitolata “Creare una prenotazione”Usa Nuova prenotazione per le prenotazioni telefoniche e per i clienti che si presentano senza prenotazione. Il modulo si compila dall’alto verso il basso — ogni scelta sblocca la successiva.
- Clicca Nuova prenotazione (in alto a destra nel centro).
- Scegli la Data e inserisci il Numero di persone (da 1 fino a 20 ospiti).
- Scegli un Periodo di servizio — la finestra di servizio con nome, come Pranzo o Cena. Compaiono solo i periodi attivi nel giorno scelto, ognuno con il proprio orario di inizio e fine.
- Scegli una Fascia oraria — l’orario di inizio prenotabile all’interno di quel periodo. Questo elenco resta bloccato finché non hai scelto un periodo di servizio.
- Se vuoi, scegli un Tavolo. Il menu a tendina elenca solo i tavoli liberi e abbastanza grandi per il numero di persone; lascialo su Nessun tavolo (assegna in seguito) per assegnare il tavolo più a ridosso dell’orario.
- Se serve, imposta Estendi durata se il gruppo ha bisogno del tavolo più a lungo di una fascia standard — aggiungi +15, +30, +45 o +60 minuti. Il modulo mostra il nuovo orario di fine.
- Compila i Dati cliente. Il Nome è obbligatorio; Email, Telefono e Richieste speciali sono facoltativi. Puoi anche usare Cerca cliente esistente per compilare automaticamente i dati di un ospite abituale.
- Clicca Crea prenotazione.
Esempio pratico: una prenotazione telefonica per quattro
Sezione intitolata “Esempio pratico: una prenotazione telefonica per quattro”Un cliente abituale chiama martedì e vuole un tavolo per quattro questo venerdì alle 20.
- Clicca Nuova prenotazione, imposta la Data su venerdì e il Numero di persone su
4. - Scegli il periodo di servizio Cena, poi la fascia oraria 20:00.
- Inizia a digitare il nome dell’ospite in Cerca cliente esistente e selezionalo — nome, email e telefono si compilano automaticamente.
- Ti dice che è un compleanno, quindi digita «Compleanno — piccola torta al dessert» nelle Richieste speciali.
- Lascia Tavolo su Nessun tavolo (assegna in seguito) e clicca Crea prenotazione.
La prenotazione compare nell’elenco come Confermata e, poiché ha un indirizzo email, l’ospite riceve un messaggio di conferma.
Gestire una prenotazione lungo il suo ciclo di vita
Sezione intitolata “Gestire una prenotazione lungo il suo ciclo di vita”Man mano che il servizio procede, fai avanzare ogni prenotazione con i pulsanti d’azione. Compaiono sia nella riga dell’elenco (accanto all’icona a forma di occhio che apre i dettagli completi) sia nella pagina dei dettagli della prenotazione, sotto Azioni. Vengono mostrati solo i passaggi che hanno senso per lo stato attuale.
| Stato attuale | Azioni disponibili |
|---|---|
| In attesa | Conferma (a Confermata) · Annulla |
| Confermata | Accomoda (ad Accomodata) · No Show · Annulla |
| Accomodata | Completa (a Completata) · Annulla accomodamento (torna a Confermata) |
| No Show | Annulla No Show (torna a Confermata) |
| Completata | nessuna — questa prenotazione è terminata |
| Annullata | Ripristina prenotazione (torna a Confermata) |
Esempio pratico: una serata dall’inizio alla fine
Sezione intitolata “Esempio pratico: una serata dall’inizio alla fine”Una coppia ha prenotato online e confermato via email, quindi la sua prenotazione è Confermata.
- Arrivano in orario. Apri la prenotazione e clicca Accomoda — diventa verde (Accomodata).
- Più tardi finiscono e se ne vanno. Aprila di nuovo e clicca Completa — diventa grigia (Completata) ed esce dal tuo elenco attivo.
Se un altro gruppo non si fosse presentato, apriresti la sua prenotazione Confermata e cliccheresti invece No Show. E se avessi cliccato Accomoda sul tavolo sbagliato, Annulla accomodamento la riporta subito a Confermata.
Modificare una prenotazione
Sezione intitolata “Modificare una prenotazione”Devi spostare una prenotazione a un altro orario, cambiare il numero di persone o correggere un errore di battitura nei dati dell’ospite?
- Apri la prenotazione (clicca l’icona a forma di occhio nell’elenco oppure la riga della prenotazione).
- Clicca Modifica (in alto a destra nella scheda dei dettagli).
- Modifica qualsiasi campo — data, numero di persone, periodo di servizio, fascia oraria, tavolo, durata o dati cliente.
- Clicca Aggiorna prenotazione.
La modifica utilizza lo stesso modulo della creazione, quindi vale lo stesso controllo sui conflitti di tavolo se sposti la prenotazione su un tavolo già occupato.
Annullare una prenotazione
Sezione intitolata “Annullare una prenotazione”L’annullamento è reversibile, quindi non preoccuparti di annullare troppo presto.
- Nella riga dell’elenco o nella pagina dei dettagli, clicca Annulla.
- Si apre una finestra di dialogo Annulla prenotazione. Puoi facoltativamente digitare un Motivo dell’annullamento — utile per i tuoi archivi e per chiunque riveda la prenotazione in seguito.
- Clicca Annulla prenotazione per confermare oppure Mantieni prenotazione per tornare indietro.
La prenotazione diventa rossa (Annullata), i dettagli dell’annullamento (quando, da chi e il motivo) vengono registrati sulla prenotazione e l’ospite riceve un’email di annullamento se ne ha una registrata. Hai cambiato idea? Apri la prenotazione annullata e clicca Ripristina prenotazione per riportarla a Confermata.
La vista Calendario
Sezione intitolata “La vista Calendario”Passa al Calendario per avere una visione d’insieme. Usa le frecce per spostarti tra i mesi oppure Oggi per tornare a quello corrente.
Ogni cella del giorno mostra un badge colorato con i coperti totali prenotati quel giorno, più un piccolo conteggio di quante prenotazioni rappresentano. Le prenotazioni annullate e le mancate presentazioni sono escluse da entrambi i numeri, così ciò che vedi sono i tuoi coperti realmente attesi.
Passa il mouse su un giorno qualsiasi per rivelare due azioni rapide:
- Aggiungi prenotazione — vai direttamente al modulo Nuova prenotazione preimpostato su quella data.
- Blocca questa data — chiudi il giorno (o parte di esso) alle nuove prenotazioni.
Clicca un giorno per aprire le sue prenotazioni nel pannello a destra, dove puoi intervenire su ciascuna senza lasciare il calendario.
La vista Lista d’attesa
Sezione intitolata “La vista Lista d’attesa”Se il tuo piano include la lista d’attesa, il pulsante Lista d’attesa mostra gli ospiti in attesa di una fascia al completo in una data scelta, elencati per posizione in coda. Ogni riga mostra l’ospite, il numero di persone, la data, l’ora e lo stato in lista d’attesa — In attesa, Offerto, Accettato, Scaduto o Annullato. Per chi è ancora In attesa o Offerto puoi Annullare la sua iscrizione. Scegli una data in alto per vedere la coda di quel giorno.
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Sezione intitolata “Correlati”Periodi di servizioDefinisci le finestre di servizio con nome in cui vivono le tue fasce orarie.
Fasce orarieImposta gli orari di inizio prenotabili all'interno di ciascun periodo di servizio.
Date bloccateChiudi giorni o tavoli alle nuove prenotazioni.
La mappa della salaGestisci i tuoi tavoli in tempo reale durante il servizio.