Concetti fondamentali e glossario

Eighty-Six è composto da pochi elementi che si collegano tra loro. Una volta capito come si relazionano — un periodo di servizio contiene le fasce orarie, una fascia oraria viene prenotata su un tavolo e un tavolo si trova sulla mappa della tua sala — tutto il resto del CRM diventa chiaro. Questa pagina è una mappa in parole semplici di questi elementi, con in più un glossario a cui puoi tornare in qualsiasi momento.

Prima di iniziare

Questa pagina è consultabile da chiunque: è un riferimento, non un’impostazione. Ciò che vedi effettivamente nel CRM dipende da due fattori: il tuo piano (quali funzionalità sono incluse) e i tuoi permessi (ciò che il tuo ruolo può fare). Il proprietario del ristorante ha tutti i permessi e vede tutto; i membri del team vedono solo le sezioni per cui hanno ricevuto l’autorizzazione. Quindi, se un termine qui sotto descrive una schermata che non riesci a trovare, o non hai un piano che la include oppure non ti è stato concesso il permesso — chiedi al tuo proprietario.

Il quadro generale

Parti dall’alto e prosegui verso il basso.

Organizzazione

La tua azienda o il tuo account. Può contenere più di un ristorante. Usa il selettore in cima alla barra laterale per spostarti tra ristoranti e organizzazioni.

Ristorante

Un singolo locale. Quasi tutto ciò che configuri — mappa della sala, periodi di servizio, menu, pagina di prenotazione — appartiene a un solo ristorante. Se gestisci due locali, ognuno mantiene la propria configurazione separata.

Gli elementi costitutivi

All’interno di un ristorante configuri la sala e i tavoli, la programmazione dei periodi di servizio e delle fasce orarie, il menu e la pagina pubblica di prenotazione. Gli ospiti effettuano poi le prenotazioni, che diventano il tuo lavoro quotidiano sulla mappa in tempo reale.

La voce Configurazione nella barra laterale ti guida attraverso questi passaggi in un ordine sensato: profilo del ristorante, periodi di servizio, mappa della sala, fasce orarie, menu, pagina di prenotazione, invito del team e infine pubblicazione della pagina di prenotazione.

Il CRM in sintesi: la navigazione a sinistra, la tua mappa della sala in tempo reale nella dashboard.

Orientarsi

La navigazione principale si trova nella barra laterale sinistra. A seconda del tuo piano e dei tuoi permessi, vedrai voci come:

• Dashboard — apre la mappa della sala in tempo reale per il servizio corrente.
• Prenotazioni — l’elenco delle prenotazioni, il calendario e la lista d’attesa, oltre al pannello Pianificazione dove imposti periodi di servizio, fasce orarie e date bloccate.
• Clienti, Programma fedeltà, Team, Menu, Pagina di prenotazione, Analisi, Link dinamici e Impostazioni — ognuno ha una propria sezione in questa documentazione.

Se la barra laterale è ridotta a una striscia stretta, clicca sulla freccia per espanderla e mostrare le etichette.

Come si compone una prenotazione

Questa catena è il concetto attorno a cui è costruita gran parte del CRM. Leggerla dall’alto verso il basso spiega perché esistono i vari elementi.

1. Un periodo di servizio — ad esempio il Pranzo — definisce una finestra in cui accetti prenotazioni, nei giorni della settimana che scegli, con un limite facoltativo di Coperti max per la cucina.
2. All’interno di quella finestra crei le fasce orarie — gli effettivi orari di inizio che un ospite può scegliere, ognuna con un limite sul numero di prenotazioni che può contenere.
3. Un ospite sceglie una data e una fascia oraria per un gruppo di un certo numero di persone — un numero di coperti.
4. La prenotazione viene assegnata a un tavolo della tua mappa della sala abbastanza grande da ospitare il gruppo.
5. Nel corso del servizio la prenotazione passa attraverso vari stati: In attesa, poi Confermata, poi A tavola, poi Completata — oppure Annullata o No Show.

Apri Pianificazione da Prenotazioni per vedere i periodi di servizio e le fasce orarie contenute in ciascuno.

Se una fascia oraria è già al completo, un ospite può iscriversi alla lista d’attesa e tu potrai offrirgli un tavolo non appena se ne libera uno.

Glossario

Torna qui ogni volta che un termine non ti è chiaro. I termini sono raggruppati in base alla parte del CRM a cui appartengono.

Il tuo account e il tuo team

• Organizzazione — l’account con cui accede il tuo team. Può contenere uno o più ristoranti.
• Ristorante — un singolo locale, con la propria mappa, programmazione, menu e pagina di prenotazione.
• Ruolo — un insieme di permessi con un nome, assegnato a un membro del team. Il ruolo proprietario possiede tutti i permessi.
• Permesso — una singola azione che un ruolo può compiere, come consultare le prenotazioni o aggiornare la mappa. Se ti manca, vedrai un messaggio di Accesso negato su quella schermata.
• Membro del team — una persona con accesso al tuo ristorante. La aggiungi da Team, tramite invito via email o con una password temporanea.
• Posizione — una mansione a cui il personale può essere assegnato nei turni, come Cameriere, Chef o Addetto all’accoglienza.
• Turno — un blocco di lavoro programmato per un membro del team in un determinato giorno. I turni vengono organizzati in una turnazione settimanale nella sezione Team.

La tua sala

• Mappa della sala — una pianta 2D di un ambiente con i tuoi tavoli disposti al suo interno. Puoi disegnarla a mano oppure usare Genera da immagine per lasciare che l’assistente ne crei una da una foto, un disegno o una planimetria.
• Mappa attiva — l’unica mappa della sala attualmente in uso. Quando attivi una mappa, diventa la pianta su cui operano la tua vista in tempo reale e le prenotazioni.
• Mappa in tempo reale — la vista in tempo reale nella tua Dashboard. Mostra lo stato dei tavoli durante il servizio, con azioni rapide per Accomodare, Liberare, Prenotare, segnare un No Show e altro ancora. Gestisci le mappe della sala dal pulsante Configura mappe.
• Tavolo — un blocco di posti sulla mappa. Ogni tavolo ha un numero, un nome visualizzato facoltativo (ad esempio Window Seat) e una capienza minima e massima.
• Coperto — un ospite, ovvero un posto a sedere. Un gruppo di quattro persone equivale a quattro coperti. I periodi di servizio possono limitare il totale dei coperti che la tua cucina gestisce.
• Area grigia — una zona riservata sulla mappa, come una cucina, un corridoio o un pilastro, in cui non è consentito collocare tavoli.

Una mappa della sala con i tavoli disposti. Ogni tavolo ha un numero e una capienza minima e massima.

La tua programmazione

• Periodo di servizio — una finestra di servizio con un nome, come Pranzo o Cena, attiva nei giorni scelti, con un orario di inizio e di fine e un limite facoltativo di Coperti max. Un servizio di pranzo può essere un’unica finestra oppure suddiviso in più turni.
• Fascia oraria — un orario di inizio prenotabile all’interno di un periodo di servizio, con un proprio limite sul numero di prenotazioni che può accogliere. Puoi aggiungere le fasce una per una oppure Generare un intero insieme con una durata scelta.
• Fascia bloccata — una data o un orario che contrassegni come non disponibile per le prenotazioni, per un motivo come un evento privato, una manutenzione o una festività. I blocchi possono ripetersi ogni giorno, ogni settimana o ogni mese.
• Disponibilità — il quadro in tempo reale di ciò che è ancora prenotabile. Riflette i tuoi periodi di servizio e le fasce orarie, meno le prenotazioni esistenti e le eventuali fasce bloccate.

Prenotazioni e ospiti

• Prenotazione — una prenotazione di un tavolo. Comprende una data, una fascia oraria, il numero di persone, un tavolo assegnato e i dati dell’ospite. Il suo stato è uno tra In attesa, Confermata, A tavola, Completata, Annullata o No Show.
• Lista d’attesa — la coda di ospiti in attesa per una fascia al completo. Le voci passano attraverso gli stati In attesa, Proposta, Accettata, Scaduta o Annullata.
• Cliente — una scheda dell’ospite creata automaticamente man mano che arrivano le prenotazioni. Conserva i suoi recapiti, lo storico delle visite, il conteggio dei no-show e le eventuali note che aggiungi.
• Programma fedeltà — un sistema facoltativo che premia i clienti abituali, ad esempio con uno sconto o un prodotto gratuito dopo un determinato numero di prenotazioni completate.

La tua presenza pubblica

• Pagina di prenotazione — la tua pagina rivolta ai clienti, dove gli ospiti scelgono data e ora e prenotano. Si trova a un indirizzo come /book/your-restaurant. Pubblicala per renderla Live, oppure annulla la pubblicazione per riportarla a Bozza.
• Link dinamici — link riconfigurabili dietro un codice QR. Puoi reindirizzare un link, assegnargli un’etichetta e monitorare quante volte viene scansionato, tutto da un unico posto.
• Analisi — una vista in sola lettura sull’andamento del tuo ristorante: totali delle prenotazioni, giorni e fasce orarie di maggiore affluenza, annullamenti e provenienza delle prenotazioni e delle visite alla pagina.

Il tuo menu

• Menu — un insieme di categorie e piatti che puoi mostrare sulla tua pagina di prenotazione. Puoi tenere più di un menu, ad esempio menu separati per Pranzo, Cena e Bevande.
• Categoria — una sezione di un menu, come Antipasti o Portate principali. Una categoria può contenere sottocategorie.
• Piatto — un singolo elemento del menu. Nell’editor del menu vengono chiamati Voci; ognuno ha un nome, una descrizione e un prezzo, con eventuali varianti di prezzo.
• Etichetta — un piccolo tag colorato con un’icona che applichi ai piatti, per indicazioni come Vegetariano, Piccante o informazioni sugli allergeni.

Prossimi passi

Configura i periodi di servizioDefinisci i turni di pranzo, cena e gli altri.

Aggiungi le fasce orarieCrea gli orari di inizio prenotabili all'interno di ogni periodo di servizio.

Disegna la mappa della salaDisponi i tavoli e imposta la loro capienza.

Ruoli e permessiDecidi cosa possono vedere e fare i membri del team.

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